Votre rentabilité est directement liée à la productivité et à l’optimisation de vos ressources, c’est-à-dire à la meilleure utilisation possible des moyens humains et matériels.

Parmi vos processus les plus chronophages, le recours à l’intérim occupe une place de choix. En effet, plus de 80% de vos employés qui interviennent dans la gestion de ce processus réalisent des tâches à faible valeur ajoutée engendrant une charge administrative importante : actions répétitives (saisir, récupérer, contrôler, consolider, archiver, etc.) complexes et contraignantes légalement (règles de paie, de Gestion des Temps et Activités “GTA”, etc.), dans des délais très courts et à fort impact réglementaire et juridique. A l’inverse, les tâches à fortes valeur ajoutée et stratégiques pour l’entreprise ne mobilisent que les 20% restants.

De plus, la gestion de l’intérim est source d’erreurs et de risques tant financiers que juridiques ce qui engendre une charge administrative élevée et sans valeur ajoutée.

Cette charge est liée principalement au fait que :

  • Vous confiez aux Agences de Travail Temporaire vos informations et leur reconstitution (contrat de mise à disposition, facturation, etc.) et êtes obligé en retour, de contrôler les documents produits et de vous assurez en cas d’erreur que les corrections sont effectuées.
  • Votre processus est souvent manuel sur la base de documents papiers et peu ou pas informatisé, il est partagé entre vos différents services qui sont dépendants les uns des autres et ayant chacun une vision propre à son métier.

Étudier les solutions pour digitaliser les flux d’échanges et d’informations et donc les automatiser est la clé pour améliorer la productivité des services internes, qu’ils soient administratif, RH, achat ou financier.

Pour cela, le marché propose deux approches pour automatiser le processus intérim dont les impacts opérationnels sont différents : la mise en place d’une plateforme de dématérialisation ou d’une solution de gestion.

La dématérialisation est-elle suffisante pour optimiser la productivité de vos équipes ?

Dématérialiser consiste à reproduire tels quels les modes de fonctionnement et les documents qui existaient au format papier dans un portail informatique sans refondre les méthodes et les processus pour qu’ils soient plus efficaces. Les difficultés que rencontraient vos ressources internes pour piloter le processus « papier » seront ainsi toujours présentes.

Une plateforme de dématérialisation de l’intérim va ainsi offrir certains axes d’optimisation pour vos ressources internes :

  • Information et documents accessibles en ligne
  • Conservation des données
  • Approche « zéro papier »

Mais elle n’améliorera pas la qualité de l’information, ni l’efficacité des contrôles qui restent à votre charge. Il y a peu d’optimisation des ressources internes, car pas de remise en cause du processus, vous restez dépendant du délais et de la qualité de saisie de chacun de vos fournisseurs dans son propre système d’information. En effet, le principe d’architecture informatique d’une plateforme de dématérialisation est d’agréger les informations saisies par chaque Entreprise de Travail Temporaire dans son propre système d’information et de publier le résultat de ses calculs sur la plateforme afin de les comparer à la saisie de l’Entreprise Utilisatrice.

L’exemple des contrôles des écarts est très parlant : A partir des informations saisies par l’EU (Entreprise Utilisatrice d’intérim) et par l’ETT (Entreprise de Travail Temporaire), la plateforme de dématérialisation génère des rapports d’écarts (erreurs entre les deux saisies ou dans la production des résultats, dues à la rupture du processus informatique). C’est au client de vérifier la cause de ces écarts afin de pouvoir les justifier auprès de l’ETT. Comme la donnée contractuelle et de facturation est seulement modifiable par l’Agence de Travail Temporaire, c’est ensuite au client de s’assurer encore une fois que les corrections apportées par l’Agence de Travail Temporaire sont conformes à sa demande. Ce mode d’informatisation du processus fait que la charge administrative de contrôle repose encore sur les ressources de l’Entreprise Utilisatrice.

« En faisant le choix de dématérialiser, vous aurez exactement le même processus mais informatique au lieu d’être papier. Pour vraiment améliorer l’efficacité de vos ressources internes il faut aller au-delà. »

Notre solution de gestion vous permet d’optimiser vos ressources internes par l’inversion du flux d’information

DIRECTSKILLS est aux côtés d’Entreprises telles que vous depuis plus de 10 ans. Nos prestations d’audit, de formation et de conseil en optimisation des achats de travail temporaire nous ont permis de bâtir une expertise très forte dans le domaine de l’intérim.

« En suivant notre approche, vous concentrez vos ressources sur les tâches à forte valeur ajoutée en inversant la charge de contrôle vers les ETT »

Avec DIRECTSKILLS, vous divisez par 2 à 3 la charge administrative sans valeur ajoutée et vous optimisez l’efficacité de vos ressources opérationnelles, de votre comptabilité fournisseurs, du service des ressources humaines et du contrôle de gestion.

Vos bénéfices

  • Des contrôles automatisés : Vous supprimez les contrôles devenus inutiles car notre solution produit automatiquement tous les calculs, sur la base de vos règles et dans votre référentiel. La charge du contrôle est inversée. Ce sont les ETT qui doivent contrôler l’information produite.
  • Une facture fiable et automatisée : Vous automatisez et fiabilisez totalement la chaine de traitement et notamment le rapprochement : la facture reçue doit être conforme à la facture pro forma calculée par notre solution. Vous pouvez même bénéficier de l’auto-facturation qui supprime complètement le rapprochement de facture.
  • Des informations disponibles en continu : Grâce à un processus continu de la demande à la facturation, vous disposez de toutes les informations en temps réel et vous ne dépendez plus des données saisies par les ETT. Vous êtes certain de leur fiabilité et vous accédez à vos indicateurs de pilotage à tout moment.
  • Une brique métier intégrée à votre SI : Notre solution s’intègre comme une véritable brique métier au sein de votre Système d’Information (SI), renforçant encore les bénéfices de l’automatisation des tâches sans valeur ajoutée (double saisie, erreur de saisie etc.).