Comment réussir la mise en œuvre
De nombreux services internes prennent part à votre gestion administrative de l’intérim et des ressources externes : Achat, Ressources Humaines, Finance, Opérationnel, sans compter les intervenants externes que sont les ETT (Entreprises de Travail Temporaire) et bien sûr les intérimaires. La mise en œuvre d’un Système d’Information (SI) dédié à la gestion de l’intérim implique donc de nombreux acteurs.
Pour être menés à bien, tous vos projets informatiques nécessitent une méthodologie de gestion de projet et un cadre bien défini. Cependant, cette transversalité au niveau de vos départements métier et votre collaboration avec des prestataires externes renforcent encore plus l’importance de la conduite de projet et de la gestion du changement.
“Avec plus de 10 ans d’expérience dans l’implémentation de solutions de gestion de l’intérim et dans le pilotage de projets informatiques auprès de très grandes entreprises et d’ETI, DIRECTSKILLS a défini une méthodologie éprouvée”
Nous sommes parfaitement conscients que la réussite de la mise en œuvre de votre Système d’Information intérim dépend de l’architecture du logiciel mais aussi de la manière dont le projet va être mené. Nous proposons de partager avec vous notre démarche projet, nos retours d’expérience, nos conseils et nos points d’attention.
Première clé de succès de votre
Système d’Information intérim :
l’architecture de la solution
Si le périmètre fonctionnel du logiciel de gestion de l’intérim est important, son architecture, sa robustesse et sa capacité à s’intégrer au sein de votre Système d’Information d’entreprise sont aussi essentielles.
Supporter les fortes volumétrie
Les volumétries d’utilisateurs peuvent être très importantes dans le domaine de l’intérim. Notre solution est à même de supporter de très hauts pics de charge : notre plus gros client gère plus de 5 000 Équivalent Temps Plein (ETP) intérim, avec des temps de réponse et des disponibilités très satisfaisantes (temps de réponse moyen : inférieur à 0,8 secondes, disponibilité : 99,98 %). Sa base de données, pièces-jointes incluses, dépasse les 300 Giga-octets.
Nous avons donc l’expérience de ces volumes et avons développé les méthodes et l’infrastructure pour les gérer sans difficulté.
Assurer une souplesse
de paramétrage
Vous avez besoin de gérer une grande quantité de paramètres différents, notre solution est en Saas mutualisé, née pour répondre aux complexités de très grands Groupes.
Notre architecture logicielle est basée sur une logique de Core model et d’héritage de paramètres facilitant la maintenance en conditions opérationnelles.
Ainsi, vous disposez d’une très grande souplesse de paramétrage tout en conservant la capacité de gérer des paramètres globaux, vous facilitant la maintenance.
Fiabiliser la chaîne IT
de l’intérim
Notre logiciel de gestion permet un circuit complet allant de la demande d’intérimaires à la facturation, sans aucune rupture informatique.
Elle s’intègre comme une véritable brique « métier » dans votre Système d’Information et vous permet de fiabiliser et d’optimiser l’ensemble de votre chaîne informatique (ERP, GTA, LDAP, SSO, etc.).
Plus généralement, nous avons démontré notre capacité à nous intégrer très profondément au Système d’Information (SI) de nos clients.
Être évolutif
Notre Roadmap est mutualisée à l’ensemble de nos clients et vous permet d’avoir accès aux meilleures pratiques du marché.
Cela ne nous empêche pas d’être reconnu pour notre réactivité de développement face aux particularités de nos clients.
La logique de logiciel de gestion vous rend autonome et réactif dans le paramétrage de vos règles sans dépendre de vos fournisseurs pour intégrer de nouvelles entités, de nouveaux accords-cadres ou autres.
Vous êtes accompagné au quotidien par notre support reconnu pour son efficacité, sa rapidité de réponse et sa double expertise métier et paramétrage.
Deuxième clé de succès de votre Système d’Information intérim : une méthodologie projet et des services adaptés aux grandes entreprises et aux ETI
“Si le logiciel et son architecture sont adaptés à vos volumes et vos enjeux, la clé du succès réside dans la démarche projet”
Disposer de l’expérience de projets similaires au vôtre, avec les contraintes et les exigences d’intégration qui en découlent est essentiel pour réussir la mise en place d’une solution de gestion administrative de l’intérim au sein de votre SIRH.
En tant qu’expert spécialiste de l’intérim, la démarche DIRECTSKILLS est sécurisée par un plan d’assurance qualité. Elle a fait ses preuves dans de très grands comptes et a bénéficié de retours d’expérience réguliers à chacune des phases projets : conception, réalisation, déploiement et accompagnement.
Méthodologie projet
Nous mettons en place une méthodologie projet adaptée à la complexité de votre organisation, basée sur :
- une phase de conception validée par un ou plusieurs sites pilotes,
- une phase de transfert de compétences ou d’accompagnement au déploiement des autres sites.
Mode Saas niveau 2
La solution BAPS-intérim est mutualisée et proposée en standard en mode SaaS niveau 2, ce qui implique qu’il vous suffit d’un navigateur pour avoir accès à l’application et que nous prenons en charge l’ensemble des problématiques techniques liées à son hébergement et sa maintenance.
Engagements de service
Nos engagements de service sont standardisés et répondent aux exigences des solutions critiques.
Notre support est reconnu aujourd’hui pour son efficacité, sa rapidité de réponse ainsi que sa double expertise métier et paramétrage.
Maintien en condition opérationnelle
Pour le maintien en conditions opérationnelles, DIRECTSKILLS propose entre autres :
- Des maintenances correctives, évolutives et règlementaires,
- Une exploitation garantissant contractuellement une disponibilité et des temps de réponse de haut niveau.
Troisième clé de succès de votre Systèmes d’Informations intérim : la conduite du changement
Pour éviter les écueils dus aux changements, voici quelques recommandations et bonnes pratiques :
Prenez en compte en amont les freins au changement
La difficulté peut être plus ou moins importante selon vos habitudes et votre culture, mais l’expérience montre qu’il est fondamental de prendre le temps d’anticiper la gestion du changement.
Deux conditions en particulier sont importantes à mettre en place :
- Vos différentes parties prenantes doivent être correctement informées et suffisamment tôt afin d’être impliquées dans la définition du processus cible,
- Vos opérationnels et vos fournisseurs ne doivent pas pouvoir continuer à faire “comme avant” et il est nécessaire de leur communiquer le nouveau processus et de le faire respecter strictement dès le démarrage.
Définissez des rôles et un RACI (matrice des responsabilités) clair pour le projet
Le bon fonctionnement du projet nécessite un partage clair des rôles et responsabilités de chacune des parties afin d’atteindre les enjeux définis dans les délais impartis.
Notre rôle
Nous assurons une prestation de maîtrise d’œuvre, à partir des informations et besoins transmis par nos client.
Votre rôle
Vous êtes est le maître d’ouvrage. Vous définissez vos besoins, vous les formalisez et les illustrez de façon exhaustive. Vous assurez le rôle interne d’accompagnement au changement.
Disposez d’une équipe projet multi-services en phase de déploiement
Le processus est transversal et nécessite que vous montiez une équipe projet pluridisciplinaire afin de disposer d’une vision globale des services impactés. Votre Chef de projet doit être accompagné des représentants des services Achat, RH, Finances, d’opérationnels gestionnaires d’intérim et d’un sponsor “Direction Générale”. Cette équipe a vocation généralement à devenir autonome pour l’administration en mode RUN du logiciel.
Leurs principales missions sont :
- Définir vos besoins et arbitrer si nécessaire pour définir le processus cible,
- Fournir les recueils de paramétrage,
- Réaliser la recette,
- Organiser les formations,
- Communiquer avec vos prestataires de travail temporaire,
- Communiquer en interne, sensibiliser sur les enjeux, accompagner vos équipes au changement.
Priorisez et prenez du recul pour avoir une vision d’ensemble
L’objectif est de mettre en place un processus cible efficace basé sur une solution standardisée vous apportant les meilleures pratiques du marché. Il est bien plus efficient de mettre son énergie dans l’accompagnement au changement et dans la redéfinition et l’harmonisation des processus internes, plutôt que d’essayer de transposer tous les cas particuliers existants. Ne pas faire cela, c’est prendre le risque de complexifier ce qui n’a pas lieu d’être, d’ajouter des délais complémentaires et de créer une solution difficilement maintenable.
D’autre part, il est nécessaire de respecter les étapes définies et notamment les points de validation qui font partie intégrante d’une méthodologie projet efficace. Tout retard dans les validations ou les arbitrages nécessaires se répercute forcément sur la durée du projet et toute étape qui commencerait avant la validation de l’étape précédente risquerait l’entrainement ultérieure de retards et de coûts bien plus importants.
