DIRECTSKILLS : Une solution traitant l'intégralité du processus intérim et vous rendant indépendant des données traitées par les Entreprises de Travail Temporaire

A l'opposé des solutions ETT qui reposent sur les données qu'elles produisent elles-mêmes, Directskills S.A. propose aux entreprises qui font appel au travail temporaire une autre manière de gérer et capitaliser sur cette ressource particulière.

En mettant en place un véritable système d'information indépendant des données produites par vos fournisseurs, la solution proposée par DIRECTSKILLS vous donne enfin la possibilité de prendre le contrôle des opérations, pour :

• Faire des gains achats
• Faire des gains de productivité administrative, tant aux Ressources Humaines qu'à la comptabilité
• Faire des gains qualitatifs sur votre façon de gérer vos intérimaires

Cette proposition intègre les composantes suivantes :

• Considérer l'optimisation d'un processus intérim comme un projet d'entreprise à valeur ajoutée. Nous accompagnons nos clients tout au long du projet, de l'analyse au paramétrage, de l'installation jusqu'à la formation.
• Une solution logicielle développée pour outiller et automatiser l'intégralité du processus intérim. A intégrer dans un Système d'Information RH, notre solution repose sur la prise en compte de toutes les étapes de gestion.
• Exploiter une base de connaissance des personnels intérimaires. L'historisation des missions et l'évaluations des personnels sont de puissants outils de pilotage du recrutement des travailleurs temporaires.
• Décharger nos clients de toute contrainte technique : les fonctionnalités sont rendues disponibles en ASP, via un simple navigateur web pour une maintenance totalement transparente.

Fonctionnalités : gérer le processus travail temporaire du recrutement à la facturation

Les fonctionnalités mises à votre disposition couvrent la totalité du processus de gestion des intérimaires, de la demande jusqu'à l'auto-facturation.
Couvrir ainsi la totalité du processus permet la génération automatisée de tous les états nécessaires au pilotage de l'intérim dans l'entreprise, sans oublier le suivi qualitatif des personnels.

Demandes d'intérimaires

• Saisie des demandes simplifiée pour les opérationnels
• Circuit d'approbation paramétrable, permettant de valider a priori le besoin et la complétude de la demande
• Possibilité de mettre en place, par paramétrage, des règles d'exception au circuit d'approbation
• Contrôle a priori des règles juridiques (motif, durée, délai de carence, éléments sur le titulaire en cas de remplacement, type de contrat)
• Possibilité de joindre à la demande le nom d'un intérimaire en particulier, en accédant directement à une base de données des intérimaires ayant déjà travaillé pour le client ou ayant fait l'objet d'une candidature
• Indication de la codification analytique du client
• Pilotage automatique de la politique intérim (lors de l'envoi aux agences élues) ou choix des agences à consulter sur liste
• Enrichissement de la demande par adjonction de tout document bureautique souhaité (pdf, doc, xls, jpg, gif, etc.) à l'usage des agences
• Saisie adaptée au profil du client (listes déroulantes usuelles, automatismes, etc.)
• Visibilité en central de toutes les demandes et de leur état
• Envoi automatique d'un mail paramétrable à chaque niveau du circuit d'approbation
• Envoi automatique d'un mail d'alerte aux agences

Candidatures des intérimaires

• Saisie des candidatures par les agences d'intérim directement dans le système
• Constitution d'un dossier complet en adjoignant tout document bureautique (pdf, doc, xls, jpg, gif, etc.) désiré à l'usage du client
• Accès direct à la base de données des intérimaires ayant déjà travaillé pour le client ou ayant fait l'objet d'une candidature
• Circuit de sélection paramétrable
• Possibilité (agence et société) de suivre le parcours de recrutement du candidat intérimaire
• Utilisation dans le système de vos propres formulaires et profils habituels
• Gestion et traçabilité des questions et réponses en ligne
• Possibilité de modifier (selon autorisation paramétrable) le taux horaire des intérimaires.
• Gestion de la préparation de l'accueil du SI (diffusion des informations : Sécurité, acréditation, badge, etc)

Signature électronique des contrats des intérimaires

• Génération automatique du contrat de mise à disposition à partir de vos données propres (aucune ressaisie)
• Observation de la législation : textes de loi n° 2000-230 (13 mars 2000) et n° 2004-575 (21 juin 2004)
• Signature des contrats à l'unité ou par lots (les contrat sont justes car générés par le système)
• Centralisation (point unique / cellule DRH) éventuelle de l'ensemble des contrats pour signature
• Gestion du circuit de signature
• Archivage des documents pendant dix ans

Gestion des contrats de travail temporaire

• Données de gestion des contrats disponibles dès la validation de la candidature
• Mise à disposition permanente et en temps réel d'une visibilité sur les contrats en cours
• Alertes paramétrables sur les fins de missions
• Contrôle a priori des règles légales sur les renouvellement et les prolongations
• Dates de souplesse calculées
• Délai de carence calculé

Relevés d'activité des intérimaires

• Saisie en ligne décentralisée des bordereaux de relevé d'heures par les intérimaires et validation ou pré-saisie automatique à partir des contrats et des règles de paye et gestion par exception avant validation ou alimentation depuis votre gestion des temps (interfaçage)
• Un seul relevé d'heure par semaine quel que soit le nombre de missions différentes effectuées par un intérimaire pour une même agence d'intérim
• Prise en compte automatique des primes, frais, et différentes majorations, avec possibilité de les modifier
• Intégration automatique des coefficients négociés, gestion / délégation, modification selon la durée, coefficient jours fériés, etc.
• Valorisation en temps réel du relevé en euros au centime prêt (identique à une ligne de facture)
• Possibilité pour les fournisseurs de télécharger les relevés d'activité sur le portail
• Indication des dossiers " incomplets " contenant des bordereaux non-validés ou absents
• Consultation des relevés d'heures en ligne
• Validation éventuelle, en ligne, par les agences ou les ETT des bordereaux de relevés d'heures

Facturation

• Calcul automatique et 100 % juste des factures, prenant en compte les coefficients multiples
• Mise à disposition des agences de la pré-facturation pour information et éventuelle validation
• Validation, en ligne, éventuelle par les agences ou les ETT de la pré-facturation
• Rapprochement des factures avec accès immédiat aux relevés d'heures afférents (drill down) ou émission de sa propre facture pour son fournisseur (déport de la charge du contrôle chez les ETT)
• Accès direct des services comptables aux fonctions de gestion des engagements (consultation)
• Possibilité d'interfaçage direct avec votre gestion comptable

Evaluation des intérimaires

• Evaluation systématique des intérimaires
• Alertes et relances automatiques vers les évaluateurs pour un dossier non encore qualifié
• Utilisation dans le système de vos propres formulaires et notations en vigueur
• Appréciation détaillée de chaque intérimaire par poste occupé et globale
• Envoi d'une évaluation simplifiée et synthétique à l'agence ayant délégué le SI

Etats standard

• Registre des entrées-sorties
• Indicateurs du bilan social
• Etats personnalisables sur toutes les données financières, Achats et Ressources Humaines
• Etats de suivi qualité des agences (taux de réponse, délai de réponse, qualité des candidatures, qualité des intérimaires)
• Contrôle a posteriori de la légalité des contrats dans la base de données et des risques
• Les états sont éditables sous format pdf (Acrobat Reader) ou exportables sous format xls (Ms-Excel)

Base de données du personnel intérimaire

• Constitution automatique de la base de données
• Fiche identité complète
• Données paramétrables permettant de gérer des éléments (comme les permis de conduire, etc.)
• Gestion de l'historique des intérimaires
• Gestion de l'historique des candidats
• Gestion de l'historique des stagiaires
• Date de fin de validité des titres de séjour
• Date de visite médicale
• Unicité de la fiche intérimaire, même si l'intérimaire est passé par plusieurs agences
• Conformité loi informatique et liberté

Processus

• Système de gestion multi-sites
• Système de gestion multi-langues
• Système de gestion multi-devises
• Couverture de la totalité du processus, sans jamais la moindre ressaisie
• Pilotage de votre politique de gestion de l'intérim (respect des contrats cadre)
• Vision centrale permanente sur tous les dossiers
• Agrégation des données sur le siège et pilotage tenant compte des spécificités de chaque entité locale
• Disponibilité de douze niveaux analytiques
• Historisation des opérations
• Envoi automatique de mails à toutes les étapes du processus
• Mails paramétrables

Intégration au système d'information du client

Le mode de fonctionnement des interfaces est celui des "demi-interfaces" :

• Directskills exporte vers les systèmes extérieurs des données, à intégrer par ceux-ci.
• Directskills reçoit des données dans un format déterminé et les intègre aux données du client.

Sur ce principe, Directskills est interfacé à de nombreux produits du marché :

• Adid
• eTemptation
• Gestor
• Oracle applications
• SAP
• ...

Les sociétés Horoquartz et Directskills ont mis en place un partenariat technique et commercial pour proposer à leurs clients communs un ensemble fonctionnel cohérent, intégré et totalement optimisé :

• Les données intérimaires sont intégrées à eTemptation automatiquement, au fil de l'eau
• Directskills récupère les quantités d'heures, primes et majorations, et calcule automatiquement les factures.

Une dizaine d'entreprises bénéficient déjà de ces possibilités.

Mise en oeuvre

Directskills S.A. propose à ses clients une démarche en rapport avec les enjeux d'entreprise que représente la gestion du processus intérim.

Cette démarche consiste à aborder la mise en œuvre de notre solution comme un projet impliquant les personnels de l'entreprise soutenu par leur management. A ce titre, nous informons nos clients dès le premier contact qu'un tel projet mérite son attention et ne consiste pas seulement à installer un logiciel typé bureautique.

Le tableau ci-après illustre notre démarche d'accompagnement en vous invitant à identifier les phases d'un projet moyen et les délais de mise en œuvre.

Critères d'un projet moyen :

• 150 à 300 équivalents temps plein par mois en travail temporaire
• 3 à 4 sites impliqués dont un site pilote
• 3 à 4 équivalents temps plein concernés par la gestion en interne
• Acquisition des temps passés par une Gestion des Temps et Activité (GTA) déjà opérationnelle
• 5 à 10 Entreprises de Travail Temporaire sous contrat.