Recourir à l'intérim est une manière particulière d'entrevoir l'actif principal de toute entreprise : ses ressources humaines.

L'enjeux principal de la gestion de cette ressource temporaire devrait donc avant tout être de trouver la meilleure adéquation entre une compétence et une tâche.

Pourtant, parce que l'intérim est souvent considéré comme "accessoire", "provisoire", les moyens mis en euvre pour sa gestion sont particulièrement pauvres alors même que le processus intérim est complexe.

En conséquence, et bien souvent sans que les entreprises en aient une claire conscience, les coûts de gestion administrative sont élevés (tant aux ressources humaines qu'à la comptabilité), les erreurs de facturation peuvent avoir une incidence financière importante, les risques juridiques pris sont élevés.

Contrairement à une idée trop diffusée, la dématérialisation est un enjeu mineur par rapport à l'enjeu principal pour le client : prendre le contrôle des opérations et ne plus dépendre des informations fournies par les agences de travail temporaire.

Aucune information, sauf le nom de l'intérimaire lorsque l'agence de travail temporaire fait un recrutement effectif, ne trouve son origine dans l'agence. Comme l'exige le code du travail, ses éléments de rémunération viennent de chez vous.

Comme l'exige une bonne maitrise de vos achats, vous avez des contrats cadres précis.

DIRECTSKILLS vous propose de structurer ces éléments et de mettre en place une organisation qui vous garantisse leur application, grâce à un processus totalement automatisé, et qui vous permette, sur l'intérim comme sur beaucoup d'autres achats, de pratiquer l'auto-facturation et l'auto-contractualisation.

Alléger les charges administratives

Majoritairement, les entreprises qui gèrent un recours à l'intérim l'assimilent à une gestion laborieuse.

C'est effectivement la partie visible de l'iceberg, où les tâches répétitives et sans réelle valeur ajoutée sont nombreuses : réception d'une demande par téléphone, mal formulée, appel aux agences, contrôle des intérimaires proposés - en retard ? - vérification des contrats, des factures...

L'ensemble de ces tâches consomme effectivement un temps/homme considérable en regard de la valeur obtenue pour l'entreprise.

Les ratios usuellement retenus dans les entreprises ayant de 100 à plusieurs centaines d'équivalents temps pleins intérimaires par mois sont de une personne (en équivalent temps plein) pour 100 intérimaires aux ressources humaines.

Ne contrôlez plus les factures - Supprimez les litiges

Contrôler une facture de travail temporaire est particulièrement fastidieux, car il faut maîtriser les règles de paie, les conditions d'attribution des primes et indemnités, les temps passés, les contrats cadres ...

C'est pourquoi peu d'entreprises le font de façon exhaustive. C'est dommage, elles s'apercevraient alors que les erreurs de facturation peuvent être nombreuses, et, en général, en leur défaveur.

Pourquoi ?

La non application de tous les éléments des contrats cadres, comme par exemple, les coefficients de gestion, est un premier élement de réponse. Mais les erreurs les plus significatives quant aux montants portent sur la mauvaise application des règles de paie. Et comment en serait-il autrement ? Ces règles sont souvent complexes et bien évidemment impossibles à automatiser et tenir à jour de façon précise dans les systèmes d'information de vos différents fournisseurs (qui devraient le faire pour tous leur clients : c'est une mission absolument impossible). En conséquence, les agences de travail temporaire sont condamnées à faire des saisies multiples, interpréter comme elles le peuvent des règles souvent transmises par voie orale ....

Ce mode de fonctionnement produit forcément des erreurs, des coûts, des délais.

Pour pouvoir contrôler effectivement une facture, il faut nécessairement savoir la calculer indépendamment du fournisseur. Et si vous savez la calculer, pourquoi continuer à dépenser de l'argent à traiter des factures fournisseurs ? L'auto-facturation est pratiquée par de nombreuses industries depuis très longtemps, et de plus en plus pour le travail temporaire. Avec elle : plus d'erreur de facture, plus de facture à traiter, plus de litige à gérer !

Comme pour toute mise en place de système d'information, il faut d'abord passer un peu de temps à formaliser les règles, afin de vous garantir leur application ensuite.

Maîtrisez les allègements de charges sociales

Les différents dispositifs d'allègement de charges sociales bénéficient aux employeurs. En intérim, il bénéficient aux Entreprises de Travail Temporaire. Vous pensez avoir négocié des bons coefficients sur les bas salaires. En êtes-vous si certains ? Sur un SMIC, le montant des allègements est de 26 % du salaire brut. C'est considérable ! Il faut bien sûr prendre en compte dans la rémunération l'ensemble des primes, la prime de précarité, l'indemnité compensatrice de congés payés ...

Le calcul est complexe mais contrairement à une idée largement diffusée, il est tout à fait possible client par client, puisque les textes explicitent que le calcul doit être fait mission par mission.

Que vos contrats cadres soient "nets d'allègement" (et alors, les coefficients sont certainement à règlementation constante) ou bien prévoient une rétrocession des allègements, les pratiques du marché font que vous avez un fort intérêt, là aussi, à ne plus dépendre des informations fournies par les Entreprises de Travail Temporaire !

Le calcul des allègements de charges sociales est une fonction standard de la solution DIRECTSKILLS.

Nous proposons aussi des prestations d'étude d'impact ou de calcul complet pour les entreprises n'ayant pas encore mis en place nos solutions.

Signez en temps voulu des contrats de mise à disposition correspondant à vos règles

Il est fréquent que les contrats de mise à disposition ne soient pas signés dans les 48 heures suivant le démarrage des missions, comme l'exige pourtant la législation.

Il est également fréquent d'y trouver des imprécisions ou des écarts par rapport à vos règles de paie ou votre demande.

Enfin, ils ne mentionnent pas vos contrats cadres, mais les conditions générales de vente de vos prestataires.

La solution : produisez vous-même les contrats à signer avec l'auto-facturation. C'est exactement le même principe que pour les factures.

Pilotez votre recours au travail temporaire

Comment établissez-vous votre reporting mensuel concernant les coûts du travail temporaire ?

Comme tout le monde, vous recevez les factures plusieurs semaines après. Entre deux, sur chacun de vos sites, une personne au moins passe plusieurs heures par mois à estimer le coût du travail temporaire. Malgré le temps passé, les données manquent malheureusement souvent de précision ...

L'auto-facturation proposée par DIRECTSKILLS règle aussi cette question : les chiffres définitifs sont produits et disponibles tout de suite !!